Een nieuw evenement organiseren is één ding. Zorgen dat honderden mensen zich aanmelden én uiteindelijk ook komen opdagen, is een heel ander verhaal. Zeker als niemand het evenement nog kent.
Dat was de uitdaging van AI010. Een nieuw AI evenement, georganiseerd door Optimorrow in samenwerking met de gemeente Rotterdam en Stichting Ondernemersbelangen. Het doel: hét AI evenement voor Rotterdamse ondernemers en AI liefhebbers neerzetten.
Vanaf de eerste aankondiging tot de dag van het evenement waren we verantwoordelijk voor de volledige marketingcommunicatie. We ontwikkelden de communicatiestrategie, schreven alle campagnecontent en zorgden ervoor dat bezoekers op de juiste momenten werden geïnformeerd en herinnerd. Ook stemden we de communicatie af met alle betrokken partijen, waaronder de gemeente Rotterdam, de sprekers en andere stakeholders.
Een belangrijk onderdeel van de strategie was het beperken van het no showpercentage. Door bezoekers gedurende de campagne betrokken te houden en op de juiste momenten te informeren, bleef AI010 top of mind tot aan de dag van het evenement.
Het resultaat: een uitverkochte eerste editie met 650 verkochte tickets. Op de dag zelf bezochten 450 mensen het evenement. Een no showpercentage van 30,7%, ruim onder het gemiddelde voor een gratis evenement.
Resultaten:
- 650 verkochte tickets
- 450 aanwezige bezoekers
- No showpercentage van 30,7%
- Volledige marketingcommunicatie ontwikkeld en uitgevoerd van aankondiging tot evenement
- Een nieuw evenement voor 2026 in ontwikkeling, na de eerste succesvolle editie
